Hướng dẫn sử dụng phân hệ Tài Sản R1

HƯỚNG DẪN PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI SẢN

TẠO MỚI TÀI SẢN QUẢN LÝ

1. Mục đích:

Người dùng khai báo danh sách tài sản trên phần mềm để theo dõi và quản lý tài sản tại công ty.

1. Cách thực hiện
   1. Khai báo từng tài sản

Bước 1: Đăng nhập tài khoản

Bước 2: Tại thanh menu, tại phân hệ “Tài sản” chọn “Quản lý tài sản”

Bước 3: Chọn “Tạo mới”

Tại màn hình “Thêm mới” khai báo đầy đủ thông tin tài sản .

• Lưu ý:

+ Tài sản cha: là tài sản độc lập, không đính kèm với tài sản hay chi tiết nào

+ Tài sản con: là tài sản đính kèm với 1 tài sản lớn khác, có thể tách rời để quản lý và sử dụng

Có 3 chi tiết: THÔNG SỐ, LỊCH SỬ BẢO HÀNH, HOẠT ĐỘNG TÀI SẢN. Phần THÔNG SỐ sẽ phải điền đầy đủ thông tin trước; phần Lịch sử và Hoạt động của tài sản có thể điền bên ngoài.

Với tài khoản sử dụng phân hệ Kế toán, sẽ có trường điền thông tin Thông tin khấu hao

Sau khi khai báo xong, nhấn “Lưu” hoặc “ Lưu và thêm mới” để lưu lại thông tin của tài sản trên hệ thống.

• 1. Khai báo hàng loạt tài sản.

Bước 1: Chọn chức năng Nhập khẩu trên màn hình quản lý tài sản

Bước 2. Chọn file dữ liệu cần nhập khẩu trong máy tính

Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có file, bấm “ Tải tệp mẫu” để tải tệp về và điền thông tin vào file mẫu.

BẢO HÀNH TÀI SẢN

1. Mục đích:

Người dùng thêm thông tin bảo hành tài sản trên phần mềm nhằm theo dõi và quản lý tài sản.

1. Cách thực hiện:

Bước 1: Tại phân hệ Tài sản chọn chức năng “ Bảo hành” , tích chọn “ Tạo mới”

Bước 2: Trên giao diện bảo hành, khai báo thông tin chi tiết của tài sản cần bảo hành.

 

Tại tab Thông tin tài sản, chọn mã tài sản cần bảo hành

Tại tab, Thông tin bảo hành, điền đầy đủ thông tin bảo hành của tài sản.

Cập nhập thông tin sửa chữa đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành

Đã hoàn thành: Khi tích chọn đã hoàn thành, hệ thống sẽ có thông tin hoàn thành bảo hành để cập nhập. Thông tin này phải đồng bộ với tình trạng bảo hành

Chưa hoàn thành: Nếu không ấn tích hoàn thành, hệ thống sẽ không hiển thị thông tin tương ứng.

Khi bảo hành tài sản, nếu có phát sinh chi phí, ấn vào mục Tạo phiếu chi tiền mặt và Phiếu chi chuyển khoản để cập nhập thông tin:

Phiếu chi tiền mặt:

Phiếu chi chuyển khoản:

Khi hoàn thành bảo dưỡng tài sản, cập nhật trạng thái của phiếu bảo dưỡng về hoàn thành để kết thúc quá trình bảo dưỡng tài sản.

Lưu ý: Có thể tích chọn và cập nhật hàng loạt phiếu bảo hành về trạng thái hoàn thành.

SỬA CHỮA TÀI SẢN

1. Mục đích:

Người dùng thực hiện lưu thông tin sửa chữa của tài sản trên hệ thống phần mềm.

1. Cách thực hiện:

Bước 1: Tại phân hệ Tài sản chọn chức năng “Sửa chữa” , tích chọn “ Tạo mới”

Bước 2: Trên giao diện sửa chữa, khai báo thông tin tài sản cần sửa chữa.

Tại tab Thông tin sửa chữa, điền đầy đủ thông tin cần sửa chữa.

Cập nhập thông tin sửa chữa đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành:

Đã hoàn thành: Khi tích chọn đã hoàn thành, hệ thống sẽ có thông tin hoàn thành sửa chữa để cập nhập. Thông tin này phải đồng bộ với tình trạng sửa chữa.

Chưa hoàn thành: Nếu không ấn tích hoàn thành, hệ thống sẽ không hiển thị thông tin tương ứng.

Bước 3: Bấm “Lưu” để lưu lại thông tin sửa chữa.

Khi sửa chữa tài sản, nếu có phát sinh chi phí, ấn vào mục Tạo phiếu chi tiền mặt và Phiếu chi chuyển khoản để cập nhập thông tin:

Khi hoàn thành sửa chữa tài sản, cập nhật trạng thái của phiếu sữa chữa về hoàn thành để kết thúc quá trình sửa chữa.

Lưu ý: Có thể tích chọn và cập nhật hàng loạt phiếu sửa chữa về trạng thái hoàn thành.

PHIẾU QUẢN LÝ

1. Mục đích: Dùng để quản lý hoạt động của tài sản trong doanh nghiệp: Cấp phát- thu hồi tài sản, Mất- Hủy- Thanh lý, điều chuyển tài sản.
2. Cách thực hiện:

Bước 1: Tại phân hệ Tài sản , chọn chức năng Phiếu quản lý, tích chọn Tạo mới

Bước 2: Trên màn hình phiếu sửa chữa, Chọn loại phiếu cần sử dụng và Tài sản cần quản lý.

Bước 3: Cập nhật thông tin cần thực hiện quản lý trong các loại phiếu tương ứng.

1. Phiếu cấp phát tài sản:

Thực hiện cấp phát tài sản cho nhân viên hoặc phòng ban phục vụ cho việc quản lý tài sản.

Lựa chọn cấp phát cho nhân viên hoặc phòng ban rồi chọn thông tin đối tượng tương ứng.

1. Phiếu thu hồi tài sản

Thu hồi tài sản đang được sử dụng khi đối tượng không có nhu cầu sử dụng tài sản nữa.

1. Mất tài sản

Thực hiện dánh dấu mất 1 tài sản trên hệ thống trong trường hợp tài sản đó bị mất.

1. Hủy tài sản.

Thực hiện Hủy tài sản đã ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng tài sản đó nữa hoặc tài sản bị hỏng không thể sửa chữa được.

1. Thanh lý tài sản

Thực hiện thanh lý đối với những tài sản doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng nữa.

1. Điều chuyển tài sản

Thực hiện điều chuyển vị trí, điều chuyển đối tượng sử dụng, điều chuyển đơn vị quản lý khi tài sản cần có sự thay đổi.

Bước 4: Sau khi khai báo đầy đủ thông tin nhấn “ Lưu” để lưu lại thông tin phiếu quản lý

BẢO DƯỠNG TÀI SẢN

Mục đích: Thiết lập quy định bảo dưỡng cho tài sản trong doanh nghiệp.

Cách thực hiện:

Bước 1: Tại phân hệ Tài Sản chọn chức năng Bảo dưỡng tài sản, nhấn Tạo mới

Bước 2: Tại màn hình quy định bảo dưỡng, khai báo thông tin thiết lập quy định bảo dưỡng.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu lại quy định bảo dưỡng.

KIỂM KÊ TÀI SẢN

1. Mục đích:

Thực hiện kiểm kê tài sản để xác định tình trạng tại sản tồn tại thực tế của tài sản giúp doanh nghiệp ghi nhận thông tin tình trạng tài sản đang sử dụng, trường hợp có phát sinh chênh lệch doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định xử lý kịp thời

1. Cách thực hiện

Bước 1: Tại phân hệ Tài sản ấn chọn Kiểm kê tài sản

Bước 2: Chọn các tiêu chí kiểm kê mong muốn và ấn “ Đồng ý”

Bước 3: Tại màn hình kiểm kê, hệ thống sẽ lấy lên danh sách các tài sản cần phải kiểm kê.

Tại tab Thành viên kiểm kê, ấn nút “ Thêm mới” để thêm thông tin những thành viên tham gia quá trình kiểm kê.

Bước 3: Điền thông tin kiểm kê vào phần Theo kiểm kê, hệ thống sẽ tính ra những

BÁO CÁO TÀI SẢN

BÁO CÁO TÌNH TRẠNG TÀI SẢN

1. Mục đích:

Theo dõi tình trạng real time của tài sản, biết được trạng thái của tài sản để có kế hoạch mua sắm, thanh lý tài sản hợp lý.

1. Cách thực hiện.

Tại phận hệ Tài sản, chọn Báo cáo tình trạng tài sản.

Chọn kỳ báo cáo mong muốn và nhấn Đồng ý.

BÁO CÁO CHI PHÍ SỬA CHỮA, BẢO DƯỠNG

1. Mục đích:

Theo dõi báo cáo về chi phí sửa chữa tài sản trong doanh nghiệp để nắm bắt và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời và có kế hoạch ngân sách phù hợp.

1. Cách thực hiện

Tại phân hệ tài sản, chọn Báo cáo chi phí sửa chữa, bảo dưỡng.

Chọn kỳ báo cáo mong muốn, nhấn “Đồng ý” để xem báo cáo

BÁO CÁO THỐNG KÊ THEO THỜI HẠN BẢO HÀNH

1. Mục đích:

Báo cáo thống kê tài sản theo hạn bảo hành để doanh nghiệp có thể nắm bắt được thời hạn còn lại bảo hành của tài sản, tài sản nào sắp hết hạn bảo hành từ đó có kế hoạch bảo hành đúng hạn giúp giảm thiểu hư họng, giảm chi phí sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của tài sản.

1. Cách thực hiện

Tại phân hệ Tài Sản, chọn Báo cáo thống kê theo hạn bảo hành.

Chọn kỳ báo cáo mong muốn, nhấn “Đồng ý” để xem báo cáo

DASHBOARD TÀI SẢN

Bức tranh tổng quan về tình hình tài sản, số lượng theo trạng thái, chi phí liên quan đến tài sản, tình hình biến động tài sản để nhanh chóng nắm bắt vấn đề có kế hoạch và hành động kịp thời trong khâu quản lý, vận hành.