1. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:

1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua hàng gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua hàng.
2. Sau khi nhận được đề nghị mua hàng, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.
3. Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng, trình trưởng bộ phận và giảm đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.
4. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến công ty, phân xưởng sản xuất, công trường, kế toán mua hàng nhận hàng và bàn giao bàn giao cho bộ phận sử dụng (Có thể là phân xưởng sản xuất hoặc phòng ban sử dụng TSCĐ, CCDC).
5. Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.
6. Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.
7. Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
8. Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.

2. Định khoản

Nợ TK 621, 623, 627, 641… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

3. Hướng dẫn thao tác

Trên menu phân hệ Kế toán/Mua hàng/ Chứng từ mua hàng nhấn Tạo mới

Lựa chọn loại chứng từ: Mua hàng trong nước không qua kho

Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ nhấn Lưu để hoàn tất

Lưu ý:

• Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
• Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua hàng theo nhân viên mua hàng phụ trách.
• Đối với trường hợp mua hàng đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
• Trường hợp mua hàng, hàng về trước hóa đơn về sau, xem tại hướng dẫn nghiệp Hàng về trước hóa đơn về sau