1. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Nhân viên kinh doanh thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng
2. Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh yêu cầu xuất hàng cho khách hàng
3. Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
4. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho
5. Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng
6. Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
7. Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng
8. Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán.

2. Định khoản

Nợ TK 111, 131…            Tổng giá thanh toán Có TK 511                  Doanh thu bán hàng Có TK 3331                Thuế GTGT phải nộp (nếu có) Đồng thời phát sinh bút toán: Nợ TK 632                  Giá vốn hàng bán Có TK 155, 156…

3. Hướng dẫn thao tác

Bước 1: Lập hợp đồng bán hàng theo thỏa thuận hai bên

Trên phân hệ Bán hàng, chọn Hợp đồng bán, nhấn Tạo mới

Khai báo các trường thông tin chung trên hợp đồng bán

 Mục đơn đặt hàng: Nếu chọn từ đơn đặt hàng các trường thông tin khách hàng, giá trị hợp đồng sẽ được tự động cập nhật xuống dưới.

Mục tình trạng: Thể hiện tình trạng hiện tại của hợp đồng: Chưa thực hiện, đang thực hiện, đã thanh lý, huỷ bỏ. (Với trường hợp hợp đồng đã thanh lý, huỷ bỏ cần nhập thêm lý do).

Cập nhật các thông tin về hàng hoá, dịch vụ của hợp đồng bán ở tab hàng hoá, dịch vụ

Lưu ý:

1, Nếu Hợp đồng này được sử dụng để tính giá thành (phương pháp tính giá thành theo hợp đồng), khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Tính giá thành.

2, Hợp đồng đã phát sinh từ thời điểm trước khi sử dụng phần mềm: Nhấn tích chọn “Là hợp đồng dự án phát sinh trước khi sử dụng phần mềm”

3, Với các hợp đồng đã được thanh lý (có trạng thái Đã thanh lý), nếu giá trị khi thanh lý khác với giá trị của hợp đồng, Kế toán sẽ thực hiện sửa hợp đồng bán để cập nhật lại Giá trị thanh lý.

Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ hợp đồng bán

Vào phân hệ Kế Toán/ Bán hàng/ Chứng từ bán hàng hoá, Nhấn tạo mới

Chọn mục Lập từ hợp đồng bán (Lưu ý cần để giao diện hiển thị chi tiết)

Tìm kiếm và chọn hợp đồng cần lập.

• Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ các hợp đồng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thu tiền, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ hợp đồng bán sang => Kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên hợp đồng bán hoặc thay đổi lại (nếu cần).Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn ghi nhận doanh thu nhiều lần cho 1 hợp đồng thì kế toán có thể sửa lại số lượng hàng bán lần này theo số lượng giao thực tế, sau đó có thể tiếp tục ghi nhận doanh thu cho số lượng còn lại của hợp đồng.

Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:

• Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).

Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn
=> Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng: Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.

Lưu chứng từ bán hàng bằng cách nhấn nút Lưu ở trên thanh công cụ

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Với chứng từ bán hàng khi lập chọn lập kèm phiếu xuất kho hệ thống sẽ tự động sinh phiếu xuất kho.

Với chứng từ bán hàng chưa lập kèm phiếu xuất kho: Sau khi Lưu chứng từ bán hàng, nhân viên kho thực hiện lệnh xuất kho bằng cách vào Phân hệ Kho/ Xuất kho, nhấn Tạo mới

Chọn loại xuất kho: Bán hàng

Chọn theo chứng từ bán hàng.