1. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về nhập kho, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1. Khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết Phiếu nhập kho.
2. Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng ký duyệt.
3. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
4. Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
5. Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
6. Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
7. Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.

2. Định khoản

Nợ TK 152, 156, 611…          Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                              Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…    Tổng giá thanh toán

3. Hướng dẫn thao tác

Trên menu phân hệ Kế toán/Mua hàng/ Chứng từ mua hàng nhấn Tạo mới

Lựa chọn loại chứng từ: Mua hàng trong nước nhập kho

Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ nhấn Lưu để hoàn tất

Lưu ý:

• Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
• Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua hàng theo nhân viên mua hàng phụ trách.
• Đối với trường hợp mua hàng đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, khi lập chứng từ mua hàng kế toán sẽ chọn giá trị là Nhận kèm hóa đơn. Đồng thời khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng trên tab Hóa đơn.
• Trường hợp mua hàng, hàng về trước hóa đơn về sau, xem tại hướng dẫn nghiệp Hàng về trước hóa đơn về sau