Mô tả các bước thực hiện theo lưu đồ:
| Bước thực hiện | Menu thực hiện | Mô tả | Note | Người thực hiện | Thao tác trên hệ thống | Giao diện | |
| Tạo đề nghị cấp hàng mua hàng | Đề nghị cấp hàng | Các phòng ban sẽ tạo đề nghị cấp hàng dựa theo nhu cầu sử dụng – Đề nghị cấp thể hiện: Mục đích sử dụng, mặt hàng yêu cầu và số lượng yêu cầu |
Các phòng ban | 1 | Web/App | ||
| Phê duyệt | – Căn cứ vào chi tiết nội dung trong phiếu đề xuất, tiến hành: – Duyệt: Chuyển tiếp đến quy trình tiếp theo • Từ chối: Chuyển lại cho phòng ban lập đề nghị. |
Trưởng bộ phận/ Giám đốc | 1 | Web/App | |||
| Check tồn kho | Căn cứ vào chi tiết đề xuất mua hàng, Bộ phận mua hàng kết hợp trao đổi thêm với bộ phận kho để check tồn kho trên hệ thống, nếu: • Hết hàng: Thực hiện mua hàng theo quy trình mua hàng • Còn hàng: Tiến hành lập phiếu xuất kho |
Bộ phận mua hàng | 1 | Web/App | |||
| Còn hàng | Lập phiếu Xuất kho | Xuất kho | Lập phiếu Xuất kho khác chuyển cho các phòng ban sử dụng (Hệ thống sẽ tự động recoment lô và vị trí có hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước) |
Kho | 1 | Web/ App | |
| Chuyển hàng đến các phòng ban đề xuất | Thực hiện chuyển hàng đến các phòng ban | Kho | 0 | Thủ công | |||
| Hết hàng | Lập đề nghị mua sắm | Đề nghị mua sắm | Trường hợp thiếu hàng, Dựa vào các đề nghị cấp hàng, Bộ phận thu mua sẽ tiến hành tạo đề xuất mua hàng. – Cân đối lại số lượng hàng cần mua – Lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa cho các mặt hàng (Nếu có thiết lập nhà cung cấp mặc định, hệ thống sẽ tự động hiển thị) – Đơn giá: Lấy theo đơn giá mua gần nhất |
Mua hàng | 1 | Web | |
| Đề nghị mua sắm – Phê duyệt | – Căn cứ vào chi tiết nội dung trong phiếu đề xuất, tiến hành: – Duyệt: Chuyển tiếp đến quy trình tiếp theo • Từ chối: Chuyển lại cho phòng ban lập đề nghị. |
Trưởng phòng mua hàng/ Giám đốc | 1 | Web/App | |||
| Tạo Đơn mua hàng | Đơn mua hàng | Ấn lập đơn mua hàng, Hệ thống sẽ tự động tạo các đơn mua hàng tương ứng với danh sách sản phẩm từ dự kiến mua hàng ( Các sp có cùng nhà cung cấp sẽ gom thành 1 đơn) | Mua hàng | 1 | Web/App | ||
| Đơn mua hàng – Phê duyệt | Giám đốc sẽ kiểm tra lại thông tin chi tiết đơn hàng: Giá, số lượng, NCC – Nếu đồng ý: Thực hiện liên hệ nhà cung cấp – Nếu từ chối: Giám đốc tiến hành note thông tin cần điều chỉnh (note tại phần ghi chú) |
Giám đốc | 1 | Web/App | |||
| Liên hệ nhà cung cấp mua hàng, Theo dõi hàng về | Tiến hành liên hệ nhà cung cấp để mua hàng. Theo dõi tiến độ hàng về. |
0 | Thực hiện ngoài | ||||
| Nhận hàng, Qc hàng hóa | Hàng về, Bộ QC Tiến hành Qc sản phẩm – Nếu hàng đạt chất lượng –> tiến hành chuyển tiếp cho bộ phận kho để nhập hàng – Nếu hàng kém chất lượng –> Phản hồi lại thông tin cho bộ phận mua hàng để tiến hành làm việc với bên NCC thực hiện trả hàng |
0 | Thực hiện ngoài | ||||
| Lâp phiếu nhập | Nhập kho | Sau khi QC hàng hóa, Bộ phận kho nhận hàng và tiến hành Lập phiếu nhập kho trên hệ thống: – Thực hiện tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng – Hệ thống sẽ kế thừa thông tin về NCC, Mặt hàng, Đơn vị tính, số lượng yêu cầu, đơn giá, – Thủ kho Nhập số lượng hàng thực nhập – TH số lượng hàng về vượt quá số lượng trên đơn mua –> Cảnh báo Lưu ý: TH Hệ thống sẽ chặn không cho phép ghi sổ chứng từ trong trường hợp số lượng thực nhập = 0. Thời điểm ghi sổ phiếu nhập kho –> ghi tăng tồn kho lên sổ kho Đáp ứng nhập kho theo Vị trí, Lô và hạn sử dụng (nếu có quản lý) |
VTHH có quản lý vị trí, Lô, HSD hệ thống bắt buộc phải nhập. | 1 | Web/App | ||
| Lập chứng từ mua hàng | Lập chứng từ mua hàng | – Lập Chứng từ mua hàng không qua kho thể hiện các chi phí mua hàng, công nợ – Nếu mua trong nước: Chọn loại chứng từ 2. Mua hàng trong nước không qua kho – Nếu mua hàng nhập khẩu: Chọn loại 4 Mua hàng nhập khẩu không qua kho – Chọn phiếu nhập kho đã tạo trước đó, Đơn giá sp được kế thừa từ Đơn mua hàng – Nhập phân bổ các chi phí mua hàng (Nếu có) |
1 | Web | |||
| Đề nghị thanh toán | Đề nghị thanh toán | Theo điều khoản của hợp đồng, Phòng mua hàng tiến hành đề nghị thanh toán cho NCC – Chọn nhà cung cấp cần thanh toán – Ấn chọn lấy dữ liệu, Tích chọn chứng từ cần làm đề nghị – Nhập số tiền cần đề nghị – Nhập chiết khấu thanh toán (Nếu có) – Sau khi lưu hệ thống sẽ chạy theo quy trình phê duyệt đã thiết lập. |
Mua hàng Kế toán |
1 | Web | ||
| Chi tiền | CHi tiền quỹ/ Ngân hàng | Sau khi Đề nghị thanh toán được duyệt, Kế toán viên tiến hành Lập phiếu chi thanh toán cho NCC trên hệ thống – Hệ thống tự động kế thừa số tiền đã đề nghị TP Tài chính thực hiện thanh toán tiền cho NCC Thực hiện đẩy lệnh chi tiền CK qua bankfeeds |
Kế toán | 1 | Web | ||
| Đối chiếu công nợ | Đối chiếu công nợ | Kế toán căn cứ vào các chứng từ công nợ và các chứng từ đề nghị thanh toán, tiến hành đối trừ, gạch nợ NCC | 1 | Web | |||
| Lập phiếu xuất kho sử dụng | Xuất kho | Sau khi hàng về kho, dựa vào đề xuất của các phòng ban, tiến hành lập phiếu Xuất kho sử dụng – Xuất kho nội bộ hoặc xuất kho chi nhánh – In phiếu xuất kho để chuyển sang cho bộ phận giao hàng |
1 | Web | |||
| Chuyển vật tư đến các phòng ban | Thực hiện chuyển hàng hóa tới phòng ban đề xuất mua hàng | 0 | Thực hiện ngoài | ||||
| Nhận hàng | Các phòng ban tiến hành nhận hàng Ký xác nhận bàn giao( nếu có) | 0 | Thực hiện ngoài | ||||