Mô tả các bước thực hiện
| Bước thực hiện | Menu thực hiện | Mô tả | Người thực hiện | Note | Thao tác trên hệ thống | Giao diện |
| Tìm kiếm nhà cung cấp | Danh mục NCC | Xuất phát từ nhu cầu kinh doanh, Phòng mua, QC và BLĐ, thực hiện việc tìm kiếm, lựa chọn NCC theo qui trình tìm kiếm và lựa chọn NCC – Tạo mã NCC trên hệ thống |
NV Mua hàng | 1 | Web | |
| Lập dự báo bán hàng | Phòng kinh doanh lập dự báo bán hàng.Phòng mua tiếp nhận và kiểm tra, phản hồi và làm rõ với kinh doanh những mã hàng, nhóm hàng có số lượng bất thường | Phòng Mua hàng | 0 | Thực hiện ngoài | ||
| Xác định kế hoạch kinh mua hàng | – Căn cứ vào dự báo bán hàng được duyệt, vào leadtime của nhà sản xuất, chỉ số tồn kho tối thiểu, tối đa, định mức, tình hình tài chính, kho bãi của công ty, phòng mua lập kế hoạch mua theo sản lượng, giá trị của từng mã hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp theo tháng, quý, năm. – Phòng tài chính kế toán, bộ phận kho sẽ kiểm tra và phản hồi về khả năng đáp ứng tài chính và sức chứa kho bãi cho phòng mua, thống nhất trình BLĐ duyệt. | NV Mua hàng | 0 | Thực hiện ngoài | ||
| Kiểm tra giá | – Đối với NCC cũ: + NVMN chủ động xem xét lại giá của sản phẩm tùy thuộc vào sản lượng, tính thời điểm (tỷ giá thay đổi, giá nguyên vật liệu tăng giảm…) để yêu cầu NCC báo lại giá sản phẩm. + Nếu giá của sản phẩm không thay đổi, NVMN chuyển sang bước đặt hàng tiếp theo. + Nếu có bất cứ sự thay đổi nào về giá (tăng/ giảm), NVMN tiến hành đàm phán, làm xác nhận giá có sự phê duyệt của GĐ.PMH/ PP.MHvà BLĐ rồi chuyển sang bước đặt hàng. + Nếu thay đổi giá không được xác nhận thì bên từ chối cần thông báo lại nguyên nhân cụ thể và NH thông tin lại phòng MH bằng mail về việc chấp nhận tạm thời ngừng đặt đơn hàng này – Đối với NCC mới: + Đặt hàng theo đơn giá và số lượng được phê duyệt trên launching + Kiểm tra lại giá lần cuối vào thời điểm đặt hàng. | NV Mua hàng | 0 | Thực hiện ngoài | ||
| Tạo đơn mua hàng | Đơn mua hàng | Dựa trên nhu cầu về hàng hóa, phòng mua hàng tiến hành tạo đề xuất mua hàng gồm các thông tin sau – Xác định mua của NCC nào – Mặt hàng – Số lượng cần mua – Đơn giá mua hàng : hiển thị đơn giá mặc định được thiết lập trong danh mục VTHH – Thời gian dự kiến giao hàng – Điều khoản thanh toán, Số tiền đặt cọc (Nếu có) |
Phòng Mua hàng | 1 | Web | |
| Phê duyệt | Quản lý mua hàng/ Giám đốc sẽ kiểm tra lại thông tin chi tiết đơn hàng: Giá, số lượng, NCC tiến hành phê duyệt Thực hiện duyệt theo quy trình |
Quản lý mua hàng | 1 | App,Web | ||
| Đặt cọc | Đề nghị tạm ứng | Nhân viên mua hàng tiến hành tạo đề nghị tạm ứng cho NCC Thông tin đề nghị sẽ kế thừa các thông tin: Nhà cung cấp, – Số tiền đặt cọc sẽ kế thừa từ đơn mua hàng |
Mua hàng | 1 | Web | |
| Phê duyệt | Thực hiện phê duyệt đề nghị tạm ứng theo quy trình | Mua hàng Kế toán |
1 | Web | ||
| Tạo phiếu chi | Tạo phiếu chi TM/ Ngân hàng thực hiện thanh toán tiền đặt cọc cho NCC | Kế toán | 1 | Web | ||
| Liên hệ NCC mua hàng và Theo dõi tiến độ mua hàng | Tiến hành liên hệ nhà cung cấp để mua hàng. Gửi email thông tin mua hàng cho NCC Theo dõi tiến độ hàng về, Thông báo cho bộ phận kho để lên kế hoạch nhập hàng Nhân viên mua hàng có thể thực hiện @ Nhân viên kho và note thông tin thời gian về hàng cho nhân viên kho tại phần gửi tin trên hệ thống. Nhân viên kho sẽ nhận được thông báo |
NV Mua hàng | tag người gửi tin: trên hệ thống | 1 | App,Thực hiện ngoài | |
| Điều phối hàng ( Có nhiều kho ở nhiều địa điểm khác nhau) | Đơn hàng lẻ | Bộ phận mua hàng tiến hàng điều phối hàng, phân chia số lượng hàng cho từng kho, Phân bổ số tiền đặt cọc cho từng đơn lẻ | NV Mua hàng | 1 | Web | |
| Đơn hàng lẻ/Phê duyệt | Tiến hành phê duyệt theo quy trình | Nhân sự theo quy trình | 1 | Web | ||
| Nhận hàng, Qc hàng hóa | Hàng về, Bộ QC Tiến hành Qc sản phẩm – Nếu hàng đạt chất lượng –> tiến hành chuyển tiếp cho bộ phận kho để nhập hàng – Nếu hàng kém chất lượng –> Phản hồi lại thông tin cho bộ phận mua hàng để tiến hành làm việc với bên NCC thực hiện trả hàng |
Qc | 0 | Thực hiện ngoài | ||
| Tạo phiếu Nhập kho | Nhập kho | Sau khi QC hàng hóa, Bộ phận kho nhận hàng và tiến hành Lập phiếu nhập kho trên hệ thống: – Thực hiện tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng – Hệ thống sẽ kế thừa thông tin về NCC, Mặt hàng, Đơn vị tính, số lượng yêu cầu, đơn giá, – Thủ kho Nhập số lượng hàng thực nhập, – TH mặt hàng đó chưa về –> Tiến hành xóa mặt hàng ra khỏi phiếu nhập – TH số lượng hàng về vượt quá số lượng trên đơn mua –> Cảnh báo Lưu ý: TH Hệ thống sẽ chặn không cho phép ghi sổ chứng từ trong trường hợp số lượng thực nhập = 0. Thời điểm ghi sổ phiếu nhập kho –> ghi tăng tồn kho lên sổ kho Đáp ứng nhập kho theo Vị trí, Lô và hạn sử dụng (nếu có quản lý) |
Thủ Kho | – Nếu VTHH có Quản lý Lô và hạn sử dụng , Vị trí thì kho Nhập kho bắt buộc phải nhập kho | 1 | App,Web |
| Lập chứng từ mua hàng | Chứng từ | – Lập Chứng từ mua hàng không qua kho thể hiện các chi phí mua hàng, công nợ – Nếu mua trong nước: Chọn loại chứng từ 2. Mua hàng trong nước không qua kho – Nếu mua hàng nhập khẩu: Chọn loại 4 Mua hàng nhập khẩu không qua kho – Chọn phiếu nhập kho đã tạo trước đó, Đơn giá sp được kế thừa từ Đơn mua hàng – Nhập phân bổ các chi phí mua hàng (Nếu có) |
Kế toán | 1 | Web | |
| Lập chứng từ mua dịch vụ | Chứng từ mua dịch vụ | Lập chứng từ mua dịch vụ: Ghi nhận các chi phí mua hàng, Dịch vụ (Nếu có) | Kế toán | 1 | Web | |
| Lập đề nghị thanh toán | Đề nghị thanh toán | Phòng mua hàng tiến hành đề nghị thanh toán cho NCC theo điều khoản của hợp đồng, – Chọn nhà cung cấp cần thanh toán – Ấn chọn lấy dữ liệu, Tích chọn chứng từ cần làm đề nghị – Nhập số tiền cần đề nghị – Nhập chiết khấu thanh toán (Nếu có) Hệ thống tự động phân bổ số tiền đặt cọc cho chứng từ mua hàng. Số tiền cần thanh thanh toán = số tiền trên chứng từ – số tiền đã được phân bổ đặt cọc |
Mua hàng | 1 | Web | |
| Phê duyệt | – Phê duyệt theo từng quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán. | Mua hàng, Kế toán | 1 | Web | ||
| Lập phiếu chi | Phiếu chi Quỹ/ Ngân hàng | Kế toán viên tiến hành Lập phiếu chi thanh toán cho NCC trên hệ thống – Hệ thống tự động kế thừa số tiền đã đề nghị TP Tài chính thực hiện thanh toán tiền cho NCC Thực hiện đẩy lệnh chi tiền CK qua bankfeeds |
Kế toán | 1 | Web | |
| Đối trừ công nợ | Kế toán căn cứ vào các chứng từ công nợ và các chứng từ thanh toán, tiến hành đối trừ, gạch nợ NCC | Kế toán | 1 | Web | ||
| Check báo cáo | Báo cáo Tồn Kho, sổ chi tiết tồn kho Báo cáo Mua hàng, Sổ chi tiết mua hàng Báo cáo công nợ phải trả NCC, Sổ chi tiết công nợ phải thu… – Báo cáo phải thu theo hạn thanh toán |
Kế toán | 1 | Web |