1. Bộ phận mua hàng dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian dự liệu trước, hoặc nhu cầu mua sắm vật tư, công cụ của đơn vị để xem những hàng hóa, dịch vụ cần mua là những loại gì, số lượng bao nhiêu.
2. Sau khi đã có các thông tin về hàng hóa, dịch vụ cần mua, bộ phận mua hàng sẽ thống kê lại và gửi mail/fax hoặc liên hệ qua điện thoại với một số nhà cung cấp, đề nghị cung cấp báo giá các loại hàng hóa, dịch vụ đang cần mua.
3. Bộ phận mua hàng dựa vào các báo giá đã nhận được để lựa chọn những nhà cung cấp hợp lý nhất về mặt giá cả để trình lên Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
4. Bộ phận mua hàng đàm phán thêm các thông tin khác về hợp đồng như chiết khấu (nếu có), thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán…sau đó lập hợp đồng mua chuyển cho Giám đốc ký và gửi hợp đồng sang cho nhà cung cấp. (Tại một số đơn vị thì bên lập hợp đồng có thể là bên nhà cung cấp: Sau khi đàm phán xong các điều khoản của hợp đồng, nhà cung cấp sẽ lập hợp đồng chuyển cho Giám đốc ký và gửi lại cho đơn vị).
5. Nhà cung cấp thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị theo các điều khoản trên hợp đồng. Bộ phận mua hàng chuyển lại hợp đồng cho kế toán theo dõi, đồng thời làm các đề nghị thanh toán để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
6. Kế toán làm thủ tục nhập hàng, đồng thời theo dõi tình hình cung cấp hàng theo hợp đồng, tình hình thanh toán tiền và nhận các hóa đơn mua vào. Từ đó lập các báo cáo liên quan như Báo cáo tình hình thực hiện và công nợ hợp đồng.
7. Bộ phận mua hàng lập phụ lục hợp đồng xin phê duyệt bổ sung theo các trình tự trên nếu có phát sinh các yêu cầu khác với hợp đồng chính và trong thời gian hợp đồng chính còn hiệu lực.
8. Sau khi hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng, bộ phận mua hàng lập thanh lý hợp đồng để bên mua và bên bán ký.
9. Lưu trữ hợp đồng: Thông thường hợp đồng được lập làm 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản lưu giữ tại bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán.

3. Lập hợp đồng mua hàng

Vào phân hệ Mua hàng, chọn Hợp đồng mua hàng

Nhấn Tạo mới, khai báo các trường thông tin

Mục đơn mua hàng: Có thể chọn từ đơn mua hàng đã tạo trước đó, các dữ liệu về thông tin hợp đồng, hàng hoá dịch vụ sẽ tự động cập nhật ở bên dưới.

Mục 1. Thông tin chung:

• • Mục Giá trị hợp đồng: Tự khai báo hoặc chương trình sẽ tự động lấy lên theo Tổng tiền thanh toán của các mặt hàng tại tab Hàng hóa dịch vụ.
  • Mục Tình trạng: Chọn trạng thái hiện tại của hợp đồng mua.

Mục 2. Hàng hoá, dịch vụ: Khai báo thông tin chi tiết của hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: Có thể đính kèm các file, hình ảnh…. và nội dung mô tả/ văn bản tại mục ghi chú của hợp đồng.

4. Tra cứu, tìm kiếm hợp đồng mua hàng

Vào phân hệ Mua hàng, chọn Hợp đồng mua hàng

Nhập tiêu chí tìm kiếm hợp đồng mua hàng nhấn Enter (Tìm theo tiêu chí bất kỳ như: tình trạng, số hợp đồng, ngày ký, nhà cung cấp…)

5. Cập nhật tình trạng cho hợp đồng mua hàng

Tích chọn vào hợp đồng mua hàng cần cập nhật tình trạng, nhấn nút sửa và chọn lại tình trạng tương ứng ở cột tình trạng.

Nhấn Lưu để hoàn tất.