1. Nội dung

Với các công việc thực hiện theo luồng quy trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc sẽ trải qua các giai đoạn khác nhau qua các bộ phận/phòng ban/ người thực hiện khác nhau mới kết thúc, người quản trị cần theo dõi công việc đang thực hiện, tắc nghẽn ở đâu từ đó thống kê và điều phối công việc hiệu quả.

Ví dụ Quy trình bán hàng cho khách hàng sẽ trải qua các giai đoạn sau:

1. Nhân viên kinh doanh lập báo giá
2. Trưởng bộ phận xét duyệt báo giá
3. Gửi đến khách hàng
4. Khách hàng xác nhận mua hàng
5. Kho xuất hàng
6. Kế toán xác nhận tiền về/ công nợ.

2. Các bước thao tác

Bước 1: Tạo quy trình trên hệ thống.

Xem hướng dẫn tại đây

Bước 2: Tạo công việc gán theo quy trình.

Phần quy trình sẽ được tích hợp ở các module trên hệ thống phần mềm để người dùng thực hiện theo trình.

Ví dụ ở phần công việc khi tạo mới công việc tích chọn quy trình

ví dụ ở phần báo giá lúc nhân viên kinh doanh tạo báo giá sẽ chọn quy trình để các công việc phía sau sẽ cập nhật về từng người thực hiện ở các công đoạn trong quy trình.

Hệ thống sẽ tự động tạo công việc và phân công về người thực hiện từng giai đoạn ở quy trình khi đã thiết lập trước đó (Có thông báo về người thực hiện).

Bước 3: Theo dõi công việc và thực hiện công việc ở các công đoạn trong quy trình

Tất cả công việc sau khi được tạo sẽ quản lý tập trung tại Module Công việc trên hệ thống

• Người tạo: có thể theo dõi công việc đã được tạo ở phần tôi giao
• Người thực hiện: Công việc được tập trung theo dõi ở mục của tôi.

Người thực hiện ở các công đoạn trong quy trình sẽ tiến hành tiếp nhận công việc và thực hiện (Có thông báo công việc được chuyển tiếp đến thực hiện).

Vào phân hệ Công việc, chọn của tôi

Kích chọn vào công việc cần xử lý.

Thực hiện xử lý công việc ở trách nhiệm phạm vi công việc của mình, có thể trao đổi nội dung, file, ghi chú công việc ở mục gửi tin.

Sau khi xong nhấn Chuyển tiếp để công việc chuyển sang người thực hiện ở giai đoạn tiếp theo.

Cứ thực hiện như vậy qua các giai đoạn cho đến khi hết quy trình là công việc kết thúc.