Quản lý công việc theo Quy trình

I. Khái niệm Quản lý công việc theo quy trình

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra.

II. Lợi ích

Giúp nhân viên xác định rõ các công việc cần làm, các bước thực hiện và kết quả của từng giai đoạn
Phân công công việc một cách hợp lý, rõ ràng
Xử lý công việc theo chiều hướng “làm đúng ngay từ đầu”, nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ công việc
Tiết kiệm được thời gian, nhân lực, giảm thiểu được rủi ro

III.Hướng dẫn sử dụng

1. Thiết lập quy trình ( Người quản trị quy trình thiết lập)

Khi thiết lập 1 Quy trình, bạn phải xác định rõ mục đích xây dựng quy trình để làm gì? Các đối tượng tham gia vào quy trình gồm những ai, các giai đoạn thực hiện, các thứ tự thực hiện cho công việc gồm những gì?

1.1 Thiết lập các thông tin chung

Ở bước này, tiến hành nhập các thông tin chung về quy trình như:

Tên quy trình

Người chịu trách nhiệm cho quy trình là người quản lý quy trình, có mọi quyền trong quy trình

Phòng ban thực hiện là phòng ban thực hiện quy trình đó

Người giám sát là người có thể giám sát toàn bộ quy trình bao gồm các tất cả các nhiệm vụ ở tất cả các giai đoạn mà không cần thực hiện phải tham gia thực hiện trong quy trình

1.2 Thiết lập các giai đoạn

Trong từng giai đoạn của quy trình cần phải thiết lập các trường thông tin như:

Người quản trị giai đoạn: Là người chịu trách nhiệm quản lý cho từng giai đoạn đó
Thời gian hoàn thành cho giai đoạn: thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trong giai đoạn
Người thực hiện trong giai đoạn: Những người thực hiện nhiệm vụ trong giai đoạn
Người theo dõi: người theo dõi, giám sát các nhiệm vụ trong giai đoạn

Nhiệm vụ được giao cho ai?: giao cho cho người nào thực hiện nhiệm vụ ở giai đoạn đó. Với từng giai đoạn khác nhau có thể lựa chọn theo các phương án khác nhau:
- Giao cho người quản trị: là giao cho người chịu trách nhiệm cho giai đoạn
- Không giao việc cho ai: Không giao cho bất kì ai trong list người thực hiện, công việc sẽ nhảy về nhiệm vụ của tất cả mọi người trong nhóm, người nào nhận thực hiện thì nhiệm vụ đó sẽ nhảy vào nhiệm vụ của người đó và biến mất khỏi list nhiệm vụ của những người còn lại
- Giao cho người tạo nhiệm vụ là giao việc cho người khởi tạo nhiệm vụ, công việc đầu tiên
- Giao cho quản lý của người vừa thực hiện: là Giao cho cấp quản lý của người thực hiện nhiệm vụ đó
- Giao cho người thực hiện là Nhiệm vụ sẽ giao cho người nào được chỉ định thực hiện công việc đó trong nhóm người thực hiện.
- Giao cho người thực hiện giai đoạn trước: Nhiệm vụ sẽ được giao lại cho chính người thực hiện giai đoạn trước
- Quay vòng người thực hiện là Nhiệm vụ sẽ được phân chia cho những người thực hiện giai đoạn đó theo vòng
- Giao cho người ít nhiệm vụ nhất: Là nhiệm vụ sẽ được giao cho người nào ít nhiệm vụ nhất sẽ dựa vào số nhiệm vụ của từng cá nhân trong nhóm người thực hiện

Nhiệm vụ giao lại cho ai? Là khi nhiệm vụ cần chuyển lại để xử lý ở giai đoạn trước thì giao cho ai? (Set cho từng giai đoạn)
Giao cho người thực hiện giai đoạn trước: Là chuyển cho người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ đó ở giai đoạn trước
Giao cho người quản trị của giai đoạn trước: là chuyển lại cho người quản trị giai đoạn đó (Không phải người thực hiện)

Lập kèm chứng từ

Có thể hiểu việc lựa chọn các loại chứng từ ở đây là các nhiệm vụ của quy trình đó sẽ kèm theo loại chứng từ nào?

Vd như Quy trình công việc thì bạn tích chọn Lập kèm theo công việc, Quy trình báo giá KH thì lập kèm báo giá

Tạo các checklist

Checklist là các danh sách các công việc cụ thể và cần phải thực hiện ở giai đoạn đó. Việc tạo các checklist sẽ nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ trong giai đoạn được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và không bị bỏ sót.

Tạo nhiệm vụ con

Nhiệm vụ con có thể được hiểu là các nhiệm vụ, các công việc nhỏ có liên quan hoặc thuộc Nhiệm vụ cần hoàn thành. Nhiệm vụ con có thể được phân cho nhiều người thực hiện khác nhau.

Sau khi thêm hết các giai đoạn, thì trên lưới sẽ hiển thị giai đoạn bạn vừa thêm trên lưới

1.3 Thiết lập lý do thất bại

1.4 Chuyển tiếp quy trình

Tại sao cần chuyển tiếp quy trình?

Trong Doanh nghiệp thì có rất nhiều quy trình và những công việc trong doanh nghiệp k chỉ phải trải qua từng bước của 1 quy trình mà cần sự nối tiếp từ quy trình này qua quy trình khác với sự phối hợp của nhiều phòng ban khác nhau.

1.5 Thiết lập Trường tùy chỉnh

Với mỗi quy trình khác nhau thì sẽ có những trường thông tin khác nhau, Ngoài các trường thông tin có sẵn trong nhiệm vụ, trường tùy chỉnh cho phép bạn bổ sung thêm các trường thông tin khác, lưu trữ và hiển thị các thông tin bổ sung phù hợp với nhu cầu riêng của từng quy trình.

Ngoài ra người dùng hoàn toàn có thể thiết lập quy trình tại phân hệ quy trình

2. Quy trình

Sau khi thiết lập quy trình và các setting cho từng quy trình. Tại module Quy trình, sẽ hiện thị tất cả danh sách các quy trình

Click vào từng quy trình để xem chi tiết quy trình đó.
Trong quy trình, Các giai đoạn đã thiết lập sẵn sẽ hiển thị theo dạng kanban (được sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải theo thứ tự của các giai đoạn)
Nhìn tổng quan, người dùng có thể xem được thông tin cơ bản của các nhiệm vụ và nhiệm vụ đó đang xử lý đến giai đoạn nào?

Có thể Bổ sung thêm giai đoạn ngay tại trên quy trình

Thay đổi thứ tự hiển thị các giai đoạn: bằng cách kéo thả các giai đoạn sang vị trí khác một cách đơn giản

Tìm kiếm các nhiệm vụ bằng công cụ tìm kiếm và công cụ lọc

Thêm mới nhiệm vụ cho từng giai đoạn

Hoặc thêm mới các nhiệm vụ theo quy trình

Click vào công việc để xem chị tiết nhiệm vụ, thực hiện các hành động, chuyển tiếp, chuyển lại với nhiệm vụ đó

Chuyển tiếp, chuyển lại nhiệm vụ bằng cách kéo thả công việc từ giai đoạn nay sang giai đoạn khác

Khi công việc ở giai đoạn đang thực hiện đã được xử lý xong, cần chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo của quy trình hoặc Chuyển lại nhiệm vụ khi Các công việc cần phải chuyển lại ở giai đoạn trước để xử lý

3. Nhiệm vụ của tôi:

(Người dùng sẽ thao tác trực tiếp tại module này)

Tại Nhiệm vụ của tôi sẽ hiển thị tất cả các nhiệm vụ bao gồm nhiệm vụ được giao cho nhân viên đó, Nhiệm vụ tôi giao cho người khác và nhiệm vụ của các nhân viên tôi.

Trên giao diện sẽ thể hiển các thông tin cơ bản như: Tên nhiệm vụ, người thực hiện, người tạo, thời hạn của nhiệm vụ đó, độ ưu tiên, và nhiệm vụ đó đang được gán vào quy trình gia đoạn nào?

Khi Click chi tiết vào từng nhiệm vụ, có thể xem thông tin chi tiết của nhiệm vụ và thực hiện các hành động chuyển tiếp, chuyển lại nhiệm vụ theo quy trình