Khai báo danh mục Nhà cung cấp và nhóm

1. Mục đích:

Khai báo danh mục cơ sở về nhà cung cấp để sử dụng hệ thống và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhà cung cấp.

2. Lưu đồ đối tượng nhà cung cấp

3. Hướng dẫn thao tác

3.1 Hướng dẫn thao tác tạo nhóm Nhà cung cấp

Cách 1: Tạo mới thủ công:

Bước 1: Vào phần Danh mục, tiếp theo ở phần Đối tượng nhấn chọn Nhóm KH, NCC sau đó nhấn chọn Tạo mới.
Bước 2: Tiến hành điền các thông tin bao gồm Mã(*), Tên(*), Thuộc, Diễn giải.
Bước 3: Sau khi hoàn tất điền thông tin nhấn Lưu để hoàn tất.

Giả định:

Tạo mới một 1 nhóm nhóm nhà cung cấp có Mã NCC-001, tên là Hệ thống nhà cung cấp miền Bắc.

Thao tác trên hệ thống:

Nghiệp vụ “Tạo mới nhóm nhà cung cấp” bằng cách tạo mới thủ công được thực hiện trên hệ thống như sau:

Vào phân hệ Danh mục/ Nhóm KH, NCC chọn Tạo mới

Nhập thông tin. Sau đó nhấn Lưu để hoàn tất

Lưu ý:

Điền đầy đủ bắt buộc tại trường thông tin ở mục Mã, Tên.

Không đặt trùng tên giữa các Mã.

Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt

Bước 1: Vào phần Danh mục, tiếp theo ở phần Đối tượng nhấn chọn Nhóm KH, NCC sau đó nhấn chọn Nhập khẩu.
Bước 2: Chọn Tải về mẫu để đối chiếu với file có sẵn.
Bước 3: Sau khi điều chỉnh theo file mẫu hoặc đã có sẵn file phù hợp với file mẫu nhấn chọn Chọn file để tải file lên.
Bước 4: Chọn Nhập khẩu để hoàn tất quá trình.

Giả định:

Cần tạo mới 3 nhóm nhà cung cấp:

Nhóm nhà cung cấp miền Bắc, mã NCC_MB, thuộc NCC, Diễn giải NCC có địa chỉ công ty tại khu vực miền Bắc.
Nhóm nhà cung cấp miền Trung, mã NCC_MT, thuộc NCC, Diễn giải NCC có địa chỉ công ty tại khu vực miền Trung.
Nhóm nhà cung cấp miền Nam, mã NCC_MN, thuộc NCC, Diễn giải NCC có địa chỉ công ty tại khu vực miền Nam.

Thao tác trên hệ thống:

Nghiệp vụ “Tạo mới nhóm nhà cung cấp” bằng cách nhập khẩu dữ liệu được thực hiện trên hệ thống như sau:

Vào phân hệ Danh mục/ Nhóm KH, NCC chọn Nhập khẩu

Tải file mẫu về để đối chiếu

Tải file lên sau khi đối chiếu và chỉnh sửa (nếu có) rồi chọn Nhập khẩu để hoàn tất quy trình

Lưu ý:

Sau khi nhấn chọn file tải lên, tích vào Xem chi tiết để kiểm tra thông tin trước khi hoàn tất nhập khẩu.

3.2. Tạo danh mục Nhà cung cấp

Cách 1: Tạo mới thủ công:

Bước 1: Vào phần Danh mục, tiếp theo ở phần Đối tượng nhấn chọn Nhà cung cấp sau đó nhấn chọn Tạo mới.
Bước 2: Click chọn tính chất phù hợp (Tổ chức/ Cá nhân). Ở mục Khách hàng Click chọn nếu đối tượng vừa là Nhà cung cấp vừa là Khách hàng. Tại phần thông tin chung:
- Điền thông tin ở Thông tin chung gồm Mã(*), Tên (*), Click chọn Là nhà vận chuyển có hay không tùy thuộc vào phía nhà cung cấp, Địa chỉ, Diễn giải, Nhóm KH, NCC, Thời gian xác nhận đơn hàng, Mã số thuế, Điện thoại, Fax, Email, NV mua hàng, Website, Điều khoản TT, Số ngày cho nợ, Số nợ tối đa:
- Nhóm KH, NCC: có thể chọn nhóm NCC tương ứng theo nhu cầu doanh nghiệp hoặc nhấn dấu (+) để tạo mới nhóm NCC trong trường hợp chưa tạo săn từ trước.
- Địa chỉ: Hệ thống tự động lấy định vị dựa trên thông tin địa chỉ được nhập liệu.
- Điều khoản TT: Chọn điều khoản thanh toán tương ứng (nếu có) hoặc nhất chọn nhấn dấu (+) để tạo mới.
- Số ngày cho nợ, Số nợ tối đa: Thiết lập thông tin số nợ và số ngày cho nợ tối đa theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Bước 3: Sau khi hoàn tất bước 2 có thể nhấn Lưu để hoàn tất.

Giả định:

Tạo mới nhà cung cấp có mã NCC-001, tên Công ty ABC, là nhà vận chuyển, nhóm nhà cung cấp là KHTN, thời gian xác nhận đơn hàng là 10 ngày, điều khoản thanh toán là CK 3% – Không hóa đơn, số ngày cho nợ 30, số nợ tối đa 10.000.000.

Thao tác trên hệ thống:

Nghiệp vụ “Tạo mới danh mục nhà cung cấp” bằng cách tạo mới thủ công được thực hiện trên hệ thống như sau:

Vào phân hệ Danh mục/ Nhà cung cấp chọn Tạo mới

Chọn tính chất Tổ chức, điền đầy đủ các thông tin cần thiết lập theo quy định. Nhấn Lưu để hoàn tất

Lưu ý:

Điền đầy đủ bắt buộc tại trường thông tin ở mục Mã, Tên.

Không đặt trùng tên giữa các Mã.

Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt:

Bước 1: Vào phần Danh mục, tiếp theo ở phần Đối tượng nhấn chọn Nhà cung cấp sau đó nhấn chọn Nhập khẩu.
Bước 2: Chọn Tải về mẫu để đối chiếu với file có sẵn.
Bước 3: Sau khi điều chỉnh theo file mẫu hoặc đã có sẵn file phù hợp với file mẫu nhấn chọn Chọn file để tải file lên.
Bước 4: Chọn Nhập khẩu để hoàn tất quá trình.