1. Định khoản

Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính (TT200)
Nợ TK 2112 Tài sản cố định thuê tài chính (TT133)
Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình (TT200)
Nợ TK 2113 Tài sản cố định vô hình (TT133)
Nợ TK 217 Bất động sản đầu tư
Nợ TK 1332 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331, 341… Tổng giá thanh toán

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau:

Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.
Bộ phận quản lý tài sản (tại đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.
Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá (ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có liên quan.
Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi tài sản cố định theo các bước công việc sau:
Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.
Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.
Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định được thực hiện trên phần mềm theo các bước sau:

Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ mua tài sản
Tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ: trên phân hệ Ngân hàng.

• Vào phân hệ Kế toán/Ngân hàng, chọn Chi tiền, nhấn Tạo mới

Khai báo chứng từ mua TSCĐ và Lưu lại chứng từ

Bước 2: Ghi tăng TSCĐ vào sổ TSCĐ

Vào phân hệ Tài sản/ Tab Tài sản cố định, chọn Ghi tăng, nhấn Tạo mới

Khai báo TSCĐ được mua về.

• Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin về tài sản như tên, loại, đơn vị sử dụng, nước sản xuất…

• Tab Thông tin khấu hao: khai báo thông tin phục vụ cho việc quản lý và tính khấu hao TSCĐ như thời gian sử dụng, nguyên giá, thời gian sử dụng…

Lưu ý: Với những TSCĐ có quy định về mức tối đa khi tính khấu hao, nếu tích chọn thông tin Giới hạn giá trị tính KH theo luật thuế TNDN và nhập Giá trị tính KH theo luật, thì khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng, phần chênh lệch giữa Giá trị KH hàng tháng với Giá trị tính KH theo luật (chênh lệch > 0) sẽ được tính vào chi phí không hợp lý. 

• Tab Thiết lập phân bổ: chọn đối tượng sẽ được phân bổ chi phí khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ hàng tháng. => Chương trình mặc định đối tượng phân bổ theo thông tin Đơn vị sử dụng bên tab Thông tin chung, nhưng cho phép chọn lại thành: công trình, đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng.

• Tab Nguồn gốc hình thành: chọn nguồn gốc hình thành là Mua mới. Đồng thời, chọn chứng từ hạch toán chi phí mua TSCĐ đã lập ở bước 1:
  • Nhấn Chọn chứng từ.
  • Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ, nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn chứng từ, nhấn Lưu và đóng

Nhấn Lưu để Ghi tăng.

Lưu ý:

• Trường hợp TSCĐ được cấu thành từ nhiều bộ phận hoặc có các phụ tùng kèm theo, Kế toán có thể khai báo thông tin trên tab Bộ phận cấu thành và Dụng cụ, phụ tùng kèm theo để quản lý.
• Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh  TSCĐ được ghi tăng khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó.