1. Định khoản
1.1.Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa
Ghi nhận TSCĐ thừa sau kiểm kê
Nợ TK 211 Giá trị hợp lý của TSCĐ tại thời điểm phát hiện thừa
. Có TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý
Xử lý TSCĐ thừa căn cứ vào biên bản xử lý
Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý
. Có TK 3388 Phải trả, phải nộp khác (xác định được đối tượng phải trả)
. Có TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
. Có TK 711 Thu nhập khác
1.2. Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu
- Ghi nhận TSCĐ thiếu sau kiểm kê
Nợ TK 1381 Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214 Khấu hao lũy kế
. Có TK 211 Nguyên giá
- Xử lý TSCĐ thiếu
Nợ TK 111, 112 Được bồi thường bằng tiền
Nợ TK 138 Xác định được đối tượng phải thu
Nợ TK 334 Trừ vào lương của người lao động
Nợ TK 411 Nếu được phép ghi giảm vốn
Nợ TK 811 Nếu doanh nghiệp chịu tổn thất
. Có TK 138 Phải thu khác (1381).
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có yêu cầu kiểm kê TSCĐ từ Ban lãnh đạo công ty, hoặc các bộ phận liên quan, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Thành lập hồi đồng kiểm kê gồm kế toán TSCĐ, trưởng bộ phận sử dụng, kế toán trưởng hoặc Giám đốc
Tiến hành kiểm kê sự tồn tại của TSCĐ, chất lượng hiện thời (hoạt động tốt, bị hỏng) và tình trạng sử dụng (đang sử dụng, không sử dụng) của từng TSCĐ. Đối với TSCĐ bị hỏng hoặc bị mất thì cần tìm nguyên nhân xử lý
Căn cứ vào trạng sử dụng của TSCĐ, trưởng ban kiểm kê ra quyết định xử lý các TSCĐ mất, hỏng
Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán TSCĐ hạch toán và ghi sổ TSCĐ
3. Hướng dẫn thao tác
Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê
Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định.
- Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.
- Tải mẫu Quyết định thành lập hồi đồng kiểm kê và Kế hoạch kiểm kê tại đây.
Bước 2: Thực hiện Kiểm kê Công cụ dụng cụ trên hệ thống
Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:
- Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán và cách xử lý tại đây.
- Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê như sau:
Vào phân hệ Tài sản/tab Tài sản cố định, chọn Kiểm kê
Chọn kiểm kê đến ngày, sau đó nhấn Đồng ý.
Nhập kết quả kiểm kê.
- Tab Tài sản: chương trình đã tự động liệt kê danh sách các Tài sản đang được quản lý trên sổ theo dõi tài sản tính đến ngày thực hiện kiểm kê. Kế toán sẽ cập
nhật kết quả kiểm kê thực tế (số lượng còn tồn tại, số lượng hỏng mất) và đưa ra kiến nghị xử lý cho các tài sản phát sinh vấn đề khi kiểm kê.
- Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê tài sản. => nhấn thêm mới để thêm dòng điền thông tin người tham gia.
- Tab Kết quả xử lý: khai báo kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
Nhấn Lưu trên thanh công cụ để lưu lại phiếu kiểm kê
Nhấn In để in Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.
Bước 3: Xử lý kết quả kiểm kê
Nếu có chênh lệch giữa số lượng kiểm kê thực tế và số lượng trên sổ theo dõi TSCĐ, kế toán xử lý như sau:
- Với những tài sản phát hiện bị mất hoặc hỏng sau khi kiểm kê, Kế toán sẽ chọn chức năng Ghi giảm để xử lý tài sản bị mất, hỏng.
- Với những tài sản phát hiện thừa sau khi kiểm kê, Kế toán sẽ vào phân hệ Tài sản cố định\tab Ghi tăng để thực hiện ghi tăng TSCĐ như ghi tăng một tài sản mới mua với nguồn gốc hình thành là Phát hiện thừa khi kiểm kê, xem hướng dẫn tại đây
Bước 4: Tổng hợp kết quả kiểm kê
Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê TSCĐ) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.