Ghi tăng CCDC sử dụng cho những CCDC phát sinh tăng trong năm tài chính 

1. Định khoản

Nợ TK 242 (TT200) Giá trị công cụ, dụng cụ (CCDC phân bổ nhiều lần)

Nợ TK 623, 627, 641, 642 Giá trị công cụ, dụng cụ (CCDC phân bổ 1 lần và tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ mua công cụ, dụng cụ sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng công cụ, dụng cụ từ các phòng ban, bộ phận trong đơn vị sẽ làm đề nghị yêu cầu mua sắm CCDC phục vụ công viêc. Khi yêu cầu được phê duyệt sẽ cử nhân viên Hành chính đi mua sắm công cụ, dụng cụ.

2. Sau khi công cụ, dụng cụ được mua về, bộ phận Hành chính sẽ ghi chép vào sổ theo dõi và lập biên bản giao nhận công cụ, dụng cụ với các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.

3. Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận công cụ, dụng cụ với các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.

4. Kế toán mua hàng nhận hóa đơn mua hàng từ nhân viên mua hàng, ghi sổ kế toán và kê khai thuế đầu vào.

5. Kế toán CCDC nhận bộ chứng từ về CCDC để ghi sổ CCDC (Bộ chứng từ gồm: Hóa đơn mua CCDC, hồ sơ kỹ thuật về CCDC (nếu có), biên bản giao nhận CCDC…) và theo dõi CCDC để phân bổ và quản lý sử dụng.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Với các doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý CCDC như một mã VTHH, việc ghi tăng CCDC được thực hiện thông qua 2 bước sau:

Bước 1: Hạch toán giá trị CCDC được mua về
(tùy thuộc vào phương thức thanh toán mà nghiệp vụ này sẽ được thực hiện trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp).

Vào phân hệ Kế toán/Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác, nhấn Tạo mới

Khai báo chứng từ mua CCDC và lưu lại.

Bước 2: Ghi tăng CCDC vào sổ theo dõi CCDC

Vào phân hệ Tài sản/Công cụ dụng cụ, nhấn Ghi tăng CCDC hàng loạt (hoặc có thể nhấn Ghi tăng để khai báo lần lượt từng CCDC).

Nhấn Tạo mới: Nhấn thêm mới, Khai báo các thông tin về CCDC được mua về.

Khai báo đơn vị sử dụng CCDC và số lượng CCDC sử dụng ở từng đơn vị (thực hiện tuần tự với từng CCDC được ghi tăng).

Thiết lập thông tin phân bổ CCDC như: đối tượng phân bổ, tỷ lệ phân bổ, tài khoản chi phí => Chương trình đã tự động thiết lập sẵn dựa vào thông tin đã khai báo tại tab Đơn vị sử dụng, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi lại theo đúng với thực tế tại đơn vị.

Nhấn Lưu và đóng 

Lưu ý: Trường hợp muốn quản lý các bộ phận cấu thành nên CCDC hoặc chọn các chứng từ liên quan đến việc ghi tăng CCDC, cần khai báo lần lượt từng CCDC trên chứng từ Ghi tăng CCDC (vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Ghi tăng, sau đó khai báo thông tin trên tab Mô tả chi tiết và Nguồn gốc hình thành.)