1. Định khoản
1.1.Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa
Ghi nhận CCDC thừa sau kiểm kê theo giá trị hợp lý của CCDC tại thời điểm phát hiện
Nợ TK 153 Nếu nhập kho tìm nguyên nhân xử lý
Nợ 242 Nếu chưa xác định nguyên nhân và ghi tăng tiếp tục sử dụng
Có TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý
Xử lý CCDC thừa căn cứ vào biên bản xử lý
Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý
Có TK 3388 Phải trả, phải nộp khác (xác định được đối tượng phải trả)
Có TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Có TK 711 Thu nhập khác
1.2. Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu
Ghi nhận CCDC thiếu sau kiểm kê
Nợ TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 242
Xử lý CCDC thiếu
Nợ TK 111 Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 811 Chi phí khác (giá trị còn lại của CCDC thiếu qua kiểm kê)
Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có yêu cầu kiểm kê CCDC từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Thành lập ban kiểm kê gồm: kế toán CCDC, trưởng bộ phận sử dụng, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
Kiểm kê số lượng CCDC đang được sử dụng, chất lượng hiện thời.
Đối với CCDC phát hiện hỏng, mất thì tìm nguyên nhân xử lý:
Căn cứ vào trạng sử dụng của CCDC, trưởng ban kiểm kê ra quyết định xử lý các CCDC mất, hỏng
Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán hạch toán và ghi sổ CCDC (ghi giảm các CCDC bị mất, hỏng không sử dụng được)
Đối với CCDC phát hiện thừa sẽ tiến hành hạch toán bổ sung và ghi tăng sổ CCDC
3. Hướng dẫn thao tác
Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê
Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định.
- Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.
- Tải mẫu Quyết định thành lập hồi đồng kiểm kê và Kế hoạch kiểm kê tại đây.
Bước 2: Thực hiện Kiểm kê Công cụ dụng cụ trên hệ thống
Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:
- Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán CCDC và cách xử lý tại đây.
- Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê như sau:
Vào phân hệ Tài sản/Công cụ dụng cụ, chọn Kiểm kê
Chọn kiểm kê đến ngày, sau đó nhấn Đồng ý.
Nhập kết quả kiểm kê.
- Tab Công cụ dụng cụ: chương trình đã tự động liệt kê danh sách các CCDC đang được quản lý trên sổ theo dõi CCDC tính đến ngày thực hiện kiểm kê. Kế toán sẽ cập
nhật kết quả kiểm kê thực tế (số lượng còn tốt, số lượng hỏng) và đưa ra kiến nghị xử lý cho các CCDC phát sinh vấn đề khi kiểm kê.
- Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê CCDC. => nhấn thêm mới để thêm dòng điền thông tin người tham gia.
- Tab Kết quả xử lý: khai báo kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
Nhấn Lưu trên thanh công cụ để lưu lại phiếu kiểm kê
Nhấn In để in Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.
Bước 3: Xử lý kết quả kiểm kê
Nếu có chênh lệch giữa số lượng kiểm kê thực tế và số lượng trên sổ theo dõi CCDC, Kế toán xử lý như sau:
Với những CCDC có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán => Kế toán sẽ chọn chức năng Ghi tăng để xử lý CCDC thừa
Với những CCDC có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán => Kế toán sẽ chọn chức năng Ghi giảm để xử lý CCDC thiếu.
Bước 4: Tổng hợp kết quả kiểm kê
Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê CCDC) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.